OPINION: Importancia de los archivos.

Por, Orbito Rosado Ramírez, M.A

El Estado como órgano macro en término administrativo, produce documentos en el ejercicio de sus
funciones, en el ámbito institucional e interinstitucional de todo lo que conlleva la gestión administrativa
y la gestión de servicios a la ciudadanía.

El progreso y desarrollo de los pueblos no puede realizarse sin el aval de los documentos; de lo contrario se pierden las raíces del pasado y no hay forma de conservar informaciones sustentatoria, pues como lo expresa el Peruano Guillermo Durand Flórez “el desenvolvimiento implica conocimiento de antecedentes que sirvan de base para actuar”.

En sentido amplio y genérico, documento es todo registro de información independientemente de su
soporte físico, el documento abarca todo lo que pueda transmitir el conocimiento humano; libros,
revistas, fotografías, filmes, microfilmes, fichas, láminas, diseño, mapas, planos, informes, oficios,
circulares, correspondencia, patentes, cintas grabadas, discos, partituras, memorias, manuscrito, sellos,
registros, medallas y, en sentido general, todo lo que tenga carácter representativo en las tres
dimensiones.

Todas esas tipologías de documentos, ya mencionadas, constituyen series documentales; pero no
todos los documentos que produce y que recibe una institución son documentos de archivos, sino que
sólo aquellos documentos que contengan información de cualquier fecha, forma, y soporte, producido
por cualquier persona o institución pública o privada en el ejercicio de sus funciones, son documentos
de archivos porque constituyen fuentes primarias insustituibles para el conocimiento del pasado
histórico de los pueblos o regiones; los cuales conforman un acervo cultural inapreciable, como base
para el conocimiento histórico del Estado como salvaguarda de los derechos del ciudadano y el
desarrollo nacional.

Todos los documentos y expedientes que producen las instituciones y empresas, tanto públicas como
algunas privadas, en su gestión administrativa, se generan como consecuencia de la satisfacción de las
necesidades de los ciudadanos, o la resolución de problemas. Por lo que esos documentos de archivo
son de valor permanente que constituyen fuentes de nuestra identidad nacional, forman parte de los

valores culturales que el Estado está obligado a proteger, ya que para ello existe un marco jurídico
encabezado por la Ley No. 481-08 y su reglamento de aplicación No. 129-10, válido a nivel nacional y
de obligatoria observancia que estimula el desarrollo gradual e institucional para el éxito de la tarea
modernizadora de los archivos, pues, los archivos son entidades encargadas de la conservación,
ordenación y clasificación de los fondos documentales, ya que, por consiguiente, deben permanecer
debidamente organizados para poder prestar un servicio eficiente.

Es muy necesario que los funcionarios, junto a la ciudadanía, tomen conciencia de la importancia de
los archivos y en especial del Archivo Regional Suroeste y se sensibilicen con los archiveros o archivistas,
considerándoles como parte integrante del patrimonio cultural, porque la Ley 481-08, así lo ordena en el
art. No.1 de su reglamento se aplicación 129-10, dirigido para todas las instituciones pertenecientes al
Sistema Nacional de Archivos (SNA), con el objetivo de homologar los procesos archivísticos, mediante
políticas y normativas que garanticen la protección del patrimonio documental; así como la eficiencia y
eficacia de los servicios que prestan los archivos en la administración y a la ciudadanía.

La Ley General de Archivos 481-08, en su articulo34, crea los Archivos Regionales, en cumplimiento
de los criterios fundamentales de descentralización operativa y desconcentración de los archivos, con
autonomía administrativa aunque dependiente técnicamente del Archivo General de la Nación.

 Esta iniciativa tiene el propósito de recibir toda la documentación del sector público de las demarcaciones
de su jurisdicción, tras cumplirse los plazos de entrega. Preservar, defender e incrementar el patrimonio
documental de la región, en este caso, la Región Suroeste. Organizar, tecnificar, administrar y difundir el
patrimonio documental de la región, posibilitando la accesibilidad para la acción administrativa, la
investigación científica y la información general.

Estas y otras razones se convierten en justificación para solicitar a las instituciones gubernamentales
de la Región importantizar este espacio, creado para preservar la documentación que producen en su
quehacer diario y que con el pasar del tiempo deben descansar en este archivo, por su valor histórico,
para ser consultadas por los cientistas, profesionales y aficionados de la investigación.